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奎斯特大学工商管理硕士:管理者如何正确应用”正式沟通”?

rot 管理资讯 2022-10-17 09:10:18 30 0

正式沟通”是几乎所有企业内部沟通的主要渠道,其优点是沟通效果好,效力强,约束力强。公司内部传达重要文件和信息时一般都采用正式沟通,但正式沟通是万能的吗?正式沟通有什么缺点吗?

奎斯特大学工商管理硕士:管理者如何正确应用”正式沟通”? 

实际上,正式沟通也需要一定的方法和规则,本文将介绍正式沟通的几种方式,并对正式沟通中需要注意的问题进行分析和解决。

正式沟通的方式

1)会议

会议是企业中最常见的正式沟通,其中包括高层会议、部门会议、项目会议、年度会议、员工沟通会议等。会议沟通能够满足团队之间交流问题的需要,也能够实时掌握工作的进展。在会议中,员工也能够领会到公司的战略发展信息。

但是需要注意的是,应该避免频繁召开非必要会议,否则其权威性和有效性将会大大降低。

 

2)报告

报告也属于正式沟通的一种形式,其中包括周报、月报、季度报告、年终报告、业绩报告、项目进度报告等,书面形式的报告有利于员工培养出系统的思维模式。需要注意的是,报告内容需要有的放矢,言简意赅,如果千篇一律,或者流水账式的报告,那么就会失去报告的意义。

3)调查

调查主要指的是市场调查、员工个人意见调查,客户满意度调查等,通过调查能够真实地了解到员工、客户、市场的反馈,从而进行必要的改进。

4)培训

培训主要是新员工的入职培训、项目培训、专业技能培训、管理层培训等,培训需要注重的就是培训的效果和培训主体的真实需求,对明确的需求进行专门且细致的培训。

 

5)面谈

面谈指的是上级和下级之间进行的一对一、一对多的谈话,面谈的主要作用就是及早地发现公司或员工现阶段存在的问题。这种面谈不同于会议,隐私性比较强,可以探讨一些不适合公开的问题。

同时,面谈也可以让员工感受到个人对于整个团队的重要性,有利于上下级建立良好的伙伴关系。对于上级来讲,面谈可以让下属更加自由的谈论自己的想法,有助于工作的顺利展开与完成。

6)书面交流

书面交流一般应用于重要文件的发布,比如公司的规章制度,公司的项目文件、申请表单等,书面交流是比较正式的信息沟通方式,同时也促进了公司内部信息的即时共享。

 

正式沟通中需要注意的问题

1)保证平等且双向的沟通

沟通的意义就在于打破双方信息的盲点,双向沟通能够保证双方都站在一个平等的立场上进行交流,才能确保沟通的有效性。

2)注意沟通的语气

与面对面沟通不同,书面沟通方式看不到沟通双方的表情,如果沟通不当,很容易造成误会。所以当进行书面沟通时,需要掌握一些书面沟通的技巧,力求表达的清晰,完善,简洁且友好。

 

3)重视面对面的沟通

一般企业讨论重要工作时,都会采取面对面的沟通,面对面的沟通不仅能够做到即时反馈,更加重要的是,可以通过声音和肢体、语气等让双方更好地理解想要表达的内容。

4)接受个体差异

每个人的理解能力都是不同的,思维方式也不尽相同,这就需要我们做好即使我们百分百的传达了我们想要传达的内容,对方也未必能够百分百理解的思想准备。

5)沟通的责任是双方的

沟通是双方的事情,传达者和被传达者都应该承担起信息交流的责任,管理者更要以身作则,重视双向沟通,和员工共同承担起沟通的责任。

 

结语:

沟通并不是一件简单的事,需要领导者在工作中有意识地去促进成员之间信息的有效交流,重视和改善沟通管理,才能保证成员们高效获取信息,从而创造出无限的价值。

 

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