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《工作中的沟通艺术》如何管理沟通中的非语言信息

rot 管理资讯 2022-10-12 10:10:14 35 0

沟通管理

一位作家向一位电影制作人提建议时,作家恳求说:“戈德温先生,我在向您陈述一个感人的故事,而仅仅想要请求您给些意见,但您却睡着了。”戈德温先生回答道:“睡着了难道不是一种意见吗?”

当你跟一个人提建议时,他昏昏欲睡无精打采,他并没有说话,他只是用他的肢体语言告诉你,他不感兴趣。你会怎样?愤怒、失望之外,还需要他清晰的告诉你他的意见吗?当然不。

有时候,当人们不想用语言清晰表达他的态度和决定时,他会用非语言行为传达信息给你,而你也无需多问。这种非言语信息表达行为不用学习,无需翻译,每个人天生都会。

但在职场中,一个人如果随意散漫,不懂得管理自己的非语言信息,往往容易得罪人,给工作带来不必要的麻烦。

在《工作中的沟通艺术》一书中,作者提出非语言信息在面对面沟通中至关重要,甚至比通过语言表达的信息更为重要。

《工作中的沟通艺术》如何管理沟通中的非语言信息 

 

这本书的作者是罗纳德·B.阿德勒,也是百万级畅销书《沟通的艺术》的作者。罗纳德致力于有关沟通的研究和写作,他的著作主题涵盖了商务沟通、公共演讲、小组交流、独断力以及社交技巧等。

本书所说的非语言信息沟通,是指人们在沟通中,不通过语言作为表达意见的工具,而运用其他非语言的方式传达信息,包括身体语言、外在形象、声音、人际距离、时间行为等。

01非语言行为沟通的特征

非语言行为始终具有沟通价值。你可能并不打算发送非言语信息,但是你的仪表、举止、表情、声音的微妙差异都在潜移默化的传达一些特定含义。即使是沉默,也并非毫无含义,有时沉默也有山呼海啸的力量。

非语言行为沟通力量强大。大部分时候,我们都通过观察他人体型外观和神情举止等非言语信息,来形成对他人的印象,这些印象会影响我们随后一系列的认知与判断。所以,即使不说话,初次见面的印象也具有举足轻重的作用。

非语言行为具有模糊性。尽管非言语沟通可以营造深刻印象,但其传达的信息却具有模糊性。对方打一个呵欠是无聊还是疲劳?同事大笑是赞同还是嘲笑?都可能会让敏感的你揣测很久。

非语言行为主要在于表达态度。即便不需要语言的表达,也能从他人的举止推测出他是否有兴趣,是否有异议,是喜欢还是厌恶,但是对方的具体想法和准确信息是无法猜到的。

非言语行为会影响职业成功。成功的企业家通常拥有很好的社交技能,其中就包括管理自己并能够读懂他人非言语行为的能力。那些擅长阅读与回应非言语行为提示的管理人员,通常会获得上司及下属更高的工作表现评价。

非言语行为具有文化局限。世界各地对非语言行为的理解并非是统一的,比如交谈时的距离就因文化不同而差异很大,舒适的交谈距离日本人是40英寸,美国人是35英寸,委内瑞拉人则是32英寸,文化底色越是热烈的民族交谈时彼此身体距离越近,因此在沟通中要注意非语言行为中存在的文化差异。

02非言语信息沟通的类型

声音。即使语言不通,即使听不懂,也能感受到讲话者的情绪,是兴奋、开心、愤怒、悲伤,还是无聊、疲惫。在语言之外,声音是另一种透视自我的形式。

外在形象。一般而言,具有外在魅力的人被认为更有人缘与说服力,他们的职业发展通常也更为成功,比如良好的身材、恰当的着装,往往很容易给人留下良好印象。

面容与眼神(表情)。一个人的面容能够清晰地传达情绪,比如沟通时下属困惑的表情意味着需要进一步解释,而微笑和点头则暗示对观点的认同;

同样眼神也能够传递很多信息,直视对方与眼神躲避代表不同的沟通信息,但在沟通中不建议经常直视对方,这样会给人不礼貌的感觉。

姿势和举止。一个人的肢体语言会传递很多信息,比如坐姿、手和腿的摆放、动作缓急,都传递出不同的信息。如果在正式场合你展现出散漫随性的姿态,可能会给人留下很差的印象,因此在上下级沟通中,下属的举止比上司更正式些,是最稳妥的行为。

个人空间和距离。沟通者之间的身体距离也体现了双方的感觉和态度,比如不喜欢对方的人在沟通中会明显疏远对方,而友善相待的双方则会距离较近些。因此,善于观察的沟通者会根据他人所选的沟通距离来进行直觉判断。

时间。人们利用时间的方式传递着一些无声信息。比如频繁迟到、早退、缺席,难免给人留下负面印象,而一个守时的人,很容易给人踏实可靠的感觉。

03如何管理沟通中的非语言信息

擅长自我监管的人,非常清楚如何调整自已的非语言信息,不善于自我监管的人,甚至都无法意识到自己的某些行为已经造成负面影响。所以,提高自我监管,有助于管理沟通中的非语言信息。

001管理好衣着形象

衣着不会说话,但衣着能彰显个性、品味,能显示性格、气场,甚至能反映内心欲望和个人心态。在工作沟通中,人们总是恰当地选择与环境、场合和对方相称的服装衣着,以表示对沟通的重视,客户也通常对穿着优雅、行为绅士的人更有好感。

如果你在工作沟通中不知道如何恰当着装,可以参考以下几个方法:

a观察四周。看所在行业与公司中关键人物的着装风格,来决定自己的着装风格,或者咨询人力资源部有关公司着装方面的具体要求。

b宁可保守不可随意。如果不确定某一特定场合着装要求,宁可保守着装也不要太过随意。

c不要过于暴露。在一些比较保守的工作环境,谨慎着装对职业成功起极为重要的作用,比如避免超低领口、短裙、露腹,甚至露趾凉鞋。

d要“休闲”不要“邋遢”。宽松休闲的衬衫T恤牛仔,给人轻松随意容易接近的感觉,但一件皱巴巴脏兮兮的T恤衬衫就会让人敬而远之,所以,不要把“休闲随意”当成“邋遢随便”。

另外,必要的身材管理才能更好的彰显服装品味,因此精英人士都积极参加各种健身锻炼以保持身材健美。

002管理好身体语言

英国的麦克斯.A埃格特在他的著作《了不起的身体语言》中说, “影响他人不仅要靠逻辑思维和理性感知,还需要微笑以及自信的身体语言去释放情感信号。”

在工作沟通中挺拔的站姿、端庄的坐姿、放松平和的态度、优雅的微笑等,都是对双方交流的一个积极暗示。

沟通过程中集中注意力,表情专注,保持适当的眼神接触以鼓励对方,当倾听时向说话人微微倾斜以表示兴趣,在合适的时候微笑、点头以示认可,都有助于展示你良好专业的职业形象,使沟通高效轻松。

003管理好你的声音

在沟通中,音调音高比语言本身的表达更为真实,更能直观反映内心。哈佛大学梅尔比亚教授研究发现,沟通中沟通效果的占比是语言占7%,身体语言占55%,语音语调占38%,可见在沟通中语音语调比语言本身更为重要。比如漫不经心的“嗯哼”、“啊哈”,可能会让人觉得受到鄙视,或不受尊敬。

声音能够判断一个人是否自信。说话时声音颤动或犹豫,会被理解为缺乏底气或者是不够专业。因此,如果在沟通中你想展现一个积极自信的个人形象,讲话一定要语速适中,声音平稳,吐字清晰,语调柔和。

沟通时尽量使用肯定语调,可以复述对方的话用以确认,可以陈述自己的观点并给出依据,尽可能在沟通中给对方说话认真、办事牢靠的印象。

请尽量避免使用升调语音。在一句话的末尾使用升调语音,使陈述句变为疑问句,像是在等待别人批准或同意,很容易被认为优柔寡断和不自信。

004保持适当社交距离

美国人类学家爱德华·霍尔把人际交往的距离划分为四种,其中公众距离约3.7—7.6米、社交距离约1.2—3.7米、个人距离大概是45cm—1.2米、亲密距离约15厘米之内。

比如爱人之间就是亲密距离,朋友之间就是个人距离,在工作场合就是社交距离,公共场合就是公众距离,距离的远近代表人际关系的亲疏。

那么在工作沟通中,合适的社交距离一般在1米到2米之间,大概就是一张办公桌的距离,过近会让人觉得受压抑,或感到被冒犯;过远会让人觉得冷漠疏远,气氛不够融洽。一般来说,异性谈话比同性之间距离会远一点,合适的距离会给人恰到好处的舒适度,有利于沟通顺利进行。

005守时

重要人物往往姗姗来迟,等待众人迎接,显得身份尊贵。但沟通约会一定要准时或提前到达,才能显出交往的诚意。迟到是一种不礼貌的行为,即使道谦,也难免留下不好印象。

沟通中时间的掌握以双方约定为准,最好不要随意延长或缩短时间,会被认为是不尊重对方的行为。

非语言信息在沟通中能起到语言信息所不能替代的作用,通过衣着形象、声音、表情、身体语言等传递信息、沟通思想、交流感情,恰当合理的管理沟通中的非语言信息,可以使沟通更高效顺畅的达到目的。

 


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